Waarom plannen? Project Planning Deel 2 door Martin Webster

Tuesday, 24 January, 2012

In mijn vorige bericht - Waarom projectplanning, deel 1 - heb ik uitgelegd hoe projectplanning ons helpt moeilijkheden te voorspellen en ons erop voor te bereiden.

Ter herinnering, projectplanning is een essentiële managementactiviteit die iedereen die bij een project betrokken is informatie - begrip - verschaft over:

• Wat is vereist
• Hoe wordt het gedaan
• Wie doet wat
• Wanneer dingen zullen gebeuren

Wanneer we aan een project beginnen hebben we de neiging erover te denken in termen van een reis: op zoektocht gaan of in de mist lopen. Hoewel deze analogie nuttig is om ons te helpen begrijpen aan welk soort project we beginnen, moeten we ons niet blindstaren op de reis. Planning gaat over de bestemming - wat het project zal opleveren. Daarom hebben we veel te winnen als we ons concentreren op de producten die geproduceerd moeten worden.

Planning is essentieel, ongeacht de omvang of het type project. Laten we de planning even op zijn kop zetten!

Zoals ik al zei, bestaat het projectplan uit kosten- en middelenplannen plus een planning. Dit betekent echter niet dat we taken of activiteiten gaan toewijzen aan mensen door de beschikbare tijd op te duiken. Nee! Effectieve planning begint met inzicht in de project scope.

Daarom beschrijven we eerst de kwaliteit van de producten die het project moet opleveren. Producten zijn simpelweg mijlpalen of deliverables die bijdragen aan het succes van het project. Activiteiten daarentegen verbruiken tijd en moeite die moeten bijdragen tot het opleveren van specifieke producten en uiteindelijk bedrijfsvoordelen.

Voorbeelden van producten kunnen zijn:

• Een business case
• Een uitnodiging tot inschrijving
• Een teststrategie
• Het contract
• Getrainde gebruikers
• Een testplan

De productgerichte planningstechniek - gedefinieerd in het PRINCE2-handboek - maakt het gemakkelijker om de inspanningen, middelen en tijd in te schatten die nodig zijn om het project op te leveren. Bovendien stelt productgerichte planning kwaliteit centraal in de planning, omdat elk product volledig en ondubbelzinnig is gedefinieerd. Planning is essentieel, ongeacht de omvang of het type project. De rest van dit artikel laat zien hoe productgerichte planning wordt uitgevoerd door te beginnen met de product breakdown structure.

Het productstroomdiagram en de productbeschrijving worden in het laatste deel van deze reeks behandeld. De Product Breakdown Structure De product breakdown structure definieert en documenteert het projectbereik: alles wat het project zal produceren om zijn doel te bereiken. De product breakdown structure - of PBS - is een eenvoudig hiërarchisch boomdiagram.

Hoewel er vele manieren zijn om een PBS op te stellen, zal ik de aanpak beschrijven die voor mij werkt: een teamactiviteit die het projectteam samenbrengt in een gefaciliteerde workshop. Hierdoor kan de projectmanager persoonlijk bijdragen aan het planningsproces. Maak het bovendien interactief en betrek iedereen erbij! Als je mijn blog leest (Martin Webster, Esq.) zul je leren dat ik participatie aanmoedig en vaak gebruik maak van Post-It notes en flip charts. Maar onthoud dit: het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager (of facilitator) om mensen gericht te houden op de output van het project, niet op de input.

Laten we beginnen met een eenvoudig voorbeeld: het organiseren en uitvoeren van een succesvol evenement.

Het eerste product beschrijft wat het project in zijn geheel wil bereiken. Dit is het uitgangspunt van de PBS. Maak dit absoluut duidelijk. Vergeet niet dat het gaat om de bestemming! Dus wat is er nodig om een succesvol evenement te leveren? Vraag het uw publiek. Moedig participatie aan en laat ideeën vrij stromen. Laat mensen alles wat in hen opkomt op een Post-It briefje schrijven. Dit omvat fysieke functionele en conceptuele producten. Maar beperk deze activiteit tot 5 of 10 minuten, afhankelijk van de omvang en complexiteit van het project. U zult veel ideeën hebben. Vele zullen over hetzelfde onderwerp gaan. Andere zullen uniek zijn.

Ik denk dat sommige van de volgende sleutelcomponenten zullen worden geïdentificeerd:

• Administratie
• Promotie
• Financieel
• Logistiek
• Registratie
• Sprekers
• Sponsors

Vervolgens groepeert u de Post-It briefjes in soortgelijke productcategorieën. Maak u geen zorgen als het in dit stadium nog geen duidelijk gedefinieerde producten of outputs zijn. Spreek nu de onderdelen van het project af en zet die op een aparte flip-over. In het voorbeeld hebben we het begin van een product breakdown structure.

Initiële PBS

Ga door met het uitsplitsen van de producten in meer detail. Beperk opnieuw de tijd tot 5 of 10 minuten voor elke iteratie. Naarmate je het project ontleedt in zijn samenstellende delen, zul je merken dat sommige producten overbodig zijn, omdat ze beter worden beschreven door producten die later komen. Bijvoorbeeld, promotie kan beter worden gedefinieerd als een reclamecampagne en marketingproducten.

Ook zult u het uiteindelijk moeilijk vinden om verder onder te verdelen. Als dat het geval is, stop dan waar je bent. De klus is geklaard. Wat begon als een enkele beschrijving van het project is nu een meer concurrerende lijst van de onderdelen die het project beschrijven. Documenteer deze informatie en gebruik ze om het productstroomdiagram en de projectbeschrijvingen te maken. Bedankt voor het lezen.

***** Martin Webster is Solution Design and Commissioning Manager bij de Leicestershire County Council. Hij heeft meer dan tien jaar ervaring met project- en programmamanagement. Martin schrijft regelmatig over leiderschap, bedrijfsverandering en projectmanagement. Lees meer bij Martin Webster, Esq.