Waarom plannen? Project Planning deel 1 - door Martin Webster

Sunday, 4 December, 2011

Veel mensen lopen vast op een projectplanning. Sommigen zeggen er geen tijd voor te hebben. Anderen vinden ze overbodig. Zij gaan ervan uit dat het projectplan een ingewikkeld document is, dat elke minuut van elke dag beslaat.

In deze reeks berichten wil ik deze mythes ontkrachten. Ik zal u laten zien dat projectplanning een essentiële activiteit is die toevallig resulteert in een aantal echt nuttige documenten - documenten die u helpen uw doelen te bereiken.

Projectplanning helpt ons de basis van inzicht te vormen. Met andere woorden, planning is een hulpmiddel om moeilijkheden te voorspellen en voor te bereiden, en om vast te stellen wat er moet gebeuren om onze inspanningen te doen slagen.

Bovendien helpt projectplanning ons om een aantal vragen met vertrouwen te beantwoorden. Bijvoorbeeld:

• Kan het gedaan worden?
• Zal het op tijd klaar zijn?
• Hoeveel gaat het kosten?
• Is het levensvatbaar?
• Zal het werken?
• Hoe weten we zeker dat het de juiste voordelen oplevert?
• Wat als we iets veranderen?
• Hoeveel vooruitgang hebben we geboekt?
• Wat als iemand ziek of niet beschikbaar is?

Als u nog steeds niet overtuigd bent van de waarde van projectplanning, laat me u dan herinneren aan de belangrijkste redenen waarom projecten mislukken. Als u denkt dat het iets te maken heeft met complexiteit of het gebruik van technologie heeft u het mis. In feite mislukken projecten omdat

1. Het toepassingsgebied wordt niet effectief beheerd - slechte projectplanning
2. Mensen verliezen het oorspronkelijke doel uit het oog - een zwakke business case
3. Topmanagement is niet ondersteunend - weinig betrokkenheid bij belanghebbenden

Effectieve planning biedt een basis voor uw project en pakt deze valkuilen frontaal aan. Projectplanning gaat over het definiëren van de scope - wat zal worden gedaan (en door wie) en wat zal worden weggelaten. Bovendien ondersteunt projectplanning, indien vroeg genoeg gestart, een waardebeoordeling - de bedrijfsvoordelen - en helpt ideeën uit te werken in de business case. Evenzo vormt het projectplan de basis voor communicatie en het verkrijgen van steun van het senior management.

Wat staat er in het plan?
Het projectplan is een managementdocument. Het wordt opgesteld door de projectmanager in de vroegste stadia van het project en verfijnd naarmate het project vordert. Het plan moet de volgende informatie bevatten, samen met middelen en kosten.

• Fasen - periodes van een project waarin het werk wordt gedaan
• Werkpakketten - een groepering van activiteiten met gedefinieerde omvang, tijdschaal en kosten waarvoor slechts één persoon verantwoordelijk is.
• Activiteiten - onderdelen van het werk die moeten worden geleverd om het project te voltooien.
• Mijlpalen - belangrijke gebeurtenissen met een nulduur die gewoonlijk het begin van een fase aangeven.
• Deliverables (producten) - output geproduceerd door het project en gedefinieerd in de business case
• Reviews - een controlepunt waar een deliverable (of het hele project) wordt geëvalueerd ten opzichte van de bedrijfsdoelstellingen
• Interdependenties - wanneer een deliverable alleen kan worden bereikt als een deliverable van een ander werkpakket (of project) is voltooid.

Gewoonlijk worden plannen voor kosten en middelen gepresenteerd in tabelvorm. Projectplanningen daarentegen worden het gemakkelijkst gepresenteerd als planningmen.

De projectplanning geeft een gedetailleerd beeld van het dagelijks beheer van het project en een samenvatting voor presentatie aan de projectsponsor en het senior management.

In het volgende deel zal ik laten zien hoe de elementen van het plan kunnen worden opgebouwd uit een lijst van door het project te produceren producten. Zodra dit is gedaan en de afhankelijkheden tussen activiteiten gemakkelijk zijn geïdentificeerd, kunnen de middelen die nodig zijn om de activiteiten uit te voeren, worden gepland.

*****
Martin Webster is Solution Design and Commissioning Manager bij de Leicestershire County Council. Hij heeft meer dan tien jaar ervaring met project- en programmamanagement. Martin schrijft regelmatig over leiderschap, bedrijfsverandering en projectbeheer. Lees meer op Martin Webster, Esq.