"Project Management Rituelen" door Elizabeth Harrin

Het volgende is een gastbijdrage van Elizabeth Harrin, auteur van Social Media for Project Managers en Project Management in the Real World.

Tijdens mijn loopbaan heb ik bij de meeste projecten mensen betrokken die al samenwerken. Ik herinner me dat ik met een team werkte dat ik helemaal opnieuw moest samenstellen, dat nog nooit eerder had samengewerkt en dat nog nooit eerder aan een project had gewerkt. In die situatie deden kleine rituelen wonderen om uit te leggen wat een project is en wat projecten doen, en nog belangrijker, wat ik als projectmanager moest doen. Ik stuurde planning's rond, had alle aantekeningen van de vorige vergadering op PowerPoint-dia's staan en leidde de meeste teamvergaderingen als een workshop, zodat ik ruim de tijd had om uit te leggen waarom we deden wat we in deze volgorde deden.

Er is nog een ander ritueel dat ik heb aan het begin van een nieuw project, maar dan voor mezelf. Ik sorteer al mijn elektronische archieven. Dat betekent:

  • Een archiefbestand aanmaken in Outlook, onderverdeeld in submappen waarin ik mijn projectmails kan opslaan.
  • Versiebeheer instellen voor al mijn projectdocumenten
  • De netwerkschijf organiseren zodat ik duidelijke plaatsen heb om alle elektronische documenten op te slaan, opnieuw met submappen voor alle relevante dingen.

Hoe zien die submappen eruit? Nou, ik hou me aan een vrij standaard archiveringssysteem, ongeacht het project:

  • Documentatie: map voor alle huidige 'officiële' projectdocumenten zoals initiatiedocument, requirements document etc.
  • Planning: meest recente kopie van het plan plus documenten met betrekking tot het plan
  • Eerdere versies: voor archiefkopieën, zodat ze niet in de war raken met de huidige versies.
  • Afbeeldingen: als het project afbeeldingen bevat, bewaar ik die allemaal apart. Dit kunnen screenshots zijn voor het requirements document of mock-ups die tijdens de ontwikkeling zijn gemaakt
  • Rapporten: voor wekelijkse rapporten, samenvattende rapporten en stuurgroeprapporten.
  • Notulen: voor notulen van vergaderingen
  • Al het andere dat specifiek is voor dat project en in een aparte map kan worden ondergebracht.

Een goede organisatie aan het begin van het project maakt het makkelijker om het overzicht te bewaren. En het stelt mijn hoofd ook op orde om aan een nieuw project te beginnen met alles op een rijtje.

Elizabeth schrijft de bekroonde blog A Girl's Guide to Project Management, waar dit artikel voor het eerst verscheen. Ze is directeur van The Otobos Group, een adviesbureau voor zakelijk schrijven, gespecialiseerd in onderwerpen met betrekking tot projectmanagement en vrouwen op het werk.

Sluit u aan bij onze 178,134 klanten en heb uw eerste
project planning vandaag nog live!