Productgerichte Projectplanning door Susanne Madsen. Een inleiding tot productgerichte planning.
In deze blogpost legt Susanne Madsen het belang van projectplanning uit en introduceert zij vijf stappen voor het maken van een contourenplan tijdens de plannings- en initiatiefase. Het schetsplan is gebaseerd op de principes van productgerichte planning.
De waarde van uw rol als projectmanager en het succes van uw projecten zijn sterk afhankelijk van hoe goed u de projecten waarvoor u verantwoordelijk bent plant en initieert. In de woorden van time management expert Alan Lakein: "Failing to plan is planning to fail."Als je een project gaat uitvoeren zonder te plannen wat er moet gebeuren, kun je actief bijdragen aan het mislukken ervan. Hetzelfde geldt als je de plannen van het project niet aanpast of wijzigt als ze niet meer kloppen of niet werken. Het doel van projectplanning is niet het maken van een in steen gebeitelde kaart, maar het doordenken van de kritieke elementen en stappen van het project voordat u onomkeerbare toezeggingen doet en onherroepelijke acties onderneemt.
Wanneer u de tijd neemt om de omvang van het project vast te stellen en de vereisten, het probleemdomein en de oplossing vooraf te analyseren, is de kans veel groter dat u de kernuitdagingen van het project begrijpt en inziet wat er nodig is om ze aan te pakken en de klant een kwaliteitsproduct te leveren. Planning vooraf is vereist voor alle soorten projecten, omdat de organisatie en de klant willen dat u de omvang, de kosten en de voltooiingsdatum van het project inschat voordat zij zich er volledig op vastleggen. Evenzo moet u als projectmanager precies weten wat uw team moet opleveren en hoe u dat denkt te doen.
De mate waarin u een project in detail plant tijdens de plannings- en initiatiefase hangt af van het specifieke domein en de aard van uw project en van de gekozen methodologie. Sommige projecten zijn groot, complex en veranderlijk, terwijl andere kleiner zijn en veel eenvoudiger te definiëren, te plannen en op te leveren.
Indeze blogpost gaanwe ervan uit dat uw project ergens tussenin zit: een middelgroot project van gemiddelde complexiteit, met een projectmethodologie die noch rigide, noch extreem flexibel is. Als gevolg daarvan kunt u het project tijdens de initiatiefase op een hoog niveau plannen en vervolgens het plan verfijnen en aanpassen tijdens de uitvoering van het project.
Een plan op hoofdlijnen maken
Er zijn veel verschillende manieren om een plan te maken. Een daarvan is een productgerichte planningstechniek.
Bij productgerichte planning richt je je eerst en vooral op de op te leveren producten, in tegenstelling tot de activiteiten die het project moet ondernemen. Het betekent dat je het project plant vanuit het perspectief van de klant en de gebruiker, omdat je de focus legt op tastbare deliverables en resultaten. Merk op dat de plannen die je tijdens de initiatiefase maakt meestal van hoog niveau zullen zijn, tenzij je opereert binnen een domein waar je plannen om een of andere reden vast moeten liggen en een minimale hoeveelheid onzekerheid moeten bevatten. In de meeste gevallen raad ik u echter aan om slechts zo gedetailleerd mogelijk vooruit te plannen.
Houd uw plannen realistisch en toch eenvoudig. Het is beter in grote lijnen gelijk te hebben dan precies fout. Probeer uw project niet alleen te plannen, maar vraag hulp aan uw teamleden. Je hebt hen nodig om je te helpen producten op hoog niveau op te splitsen in subproducten, taken en activiteiten met looptijden en afhankelijkheden. Gebruik de onderstaande tips en technieken om u te helpen een high-level productgebaseerd plan te maken. Merk op dat u het plan pas kunt maken als u een redelijk inzicht hebt in wat de vereisten zijn en als u deze vereisten hebt geschat. Planning is een iteratief proces, dus maak je geen zorgen als je niet alle gedetailleerde informatie vooraf hebt. Maak een plan op hoog niveau en verfijn het gaandeweg.
1. Maak een product breakdown structure De eerste stap in het maken van een productgebaseerd plan is het maken van een product breakdown structure in hiërarchisch formaat, vergelijkbaar met een die u zou gebruiken om een organigram te maken. Het moet alle belangrijke producten bevatten (d.w.z. componenten en deliverables) die u van plan bent te produceren en te leveren.
- Aan de top van de hiërarchie stelt u het eindproduct voor - het afgewerkte systeem, gebouw of product.
- Op het niveau daaronder documenteert u de samenstellende delen. Dit kan bestaan uit twee, tien of meer subproducten, afhankelijk van uw project.
- Op het derde niveau van de hiërarchie splitst u de deelproducten nog verder uit.
2. Maak een productstroomdiagram De volgende stap is het omzetten van de product breakdown structure in een product flow diagram, een weergave van de volgorde waarin de verschillende producten waarschijnlijk geleverd zullen worden. Gebruik de producten en subproducten uit de product breakdown structure, en herschik ze volgens hun prioriteiten en afhankelijkheden. Laat het diagram van links naar rechts lopen en eindig met het eindproduct helemaal rechts. Gebruik uw kennis van de onderlinge afhankelijkheden tussen de subproducten en hun relatieve bedrijfsprioriteit om het diagram te maken.
3. Maak een plan op hoog niveau Gebruik het productstroomdiagram als leidraad voor het maken van een routekaart en een stromenscenario dat u kunt gebruiken om meer diepgaande planningsgesprekken en -activiteiten op gang te brengen. In de eerste stadia van het planningsproces moet u wellicht veel aannames doen en gebruik maken van geschatte looptijden en tijdschema's. Bepaal de volgorde waarin u de producten wilt leveren en verdeel ze in fasen met duidelijk gedefinieerde mijlpalen. Streef ernaar de kern en het meest kritieke deel van de oplossing als eerste op te leveren. Zodra u weet wat de verschillende fasen zijn, concentreert u zich op de eerste fase en splitst u de deelleveringen ervan zo gedetailleerd mogelijk op, bij voorkeur tot u individuele taken en activiteiten hebt die een teamlid dagen in plaats van weken nodig heeft om uit te voeren. Ga door met het uitsplitsen van de volgende fasen van het project, maar gebruik een breder penseel voor de latere fasen, waar je misschien nog geen volledig inzicht hebt in de gedetailleerde activiteiten die moeten worden uitgevoerd.
4. Middelen toewijzen Begin met het toewijzen van middelen aan uw plan, en verscherp de geschatte duur van de afzonderlijke taken. Om dat te kunnen doen, moet u weten welke middelen beschikbaar zijn en ook rekening houden met de mogelijkheid dat ze niet beschikbaar zijn. Speel met verschillende middelenniveaus om een goed gevoel te krijgen voor wanneer het project voltooid zou kunnen zijn. Bepaal daarbij het kritieke pad van het project en besteed daar speciale aandacht aan. Het kritieke pad is de langste opeenvolging van afhankelijke activiteiten in je planning die op de geplande datum voltooid moeten zijn om het project op tijd af te ronden. Het kritieke pad bepaalt de werkelijke duur van het project, omdat alle andere activiteiten parallel kunnen worden gepland. Het is vooral het kritieke pad waar je tijdens de uitvoering van het project goed op moet letten om ervoor te zorgen dat de totale tijdlijn van het project niet verslapt.
5. Het plan presenteren Voordat u uw sponsor en stuurgroep het schema voorlegt, moet u het nog een laatste keer met de teamleden doornemen en ervoor zorgen dat u voldoende onvoorziene omstandigheden aan het kritieke pad hebt toegevoegd. Vergeet niet dat het beter is te weinig te beloven en meer te leveren dan andersom. Als belanghebbenden eenmaal een planning zien, hebben ze de neiging te denken dat die in steen gebeiteld is. Plan voor worst-case scenario's, en geef een reeks data waarbinnen u verwacht het project op te leveren, in plaats van slechts één vaste datum. Leg uw belanghebbenden uit wat uw planningsaannames, risico's en problemen zijn, en maak heel duidelijk dat de gebeurtenissen niet vaststaan. Leg uit dat je het plan regelmatig zult bijwerken en verfijnen naarmate het project vordert, en dat je hen op de hoogte zult houden van eventuele wijzigingen.
*** Susanne Madsen is een project- en programmamanager, mentor en coach met meer dan 15 jaar ervaring in het managen en uitrollen van grote veranderingsprogramma's voor de financiële sector. Ze is een gekwalificeerde Corporate en Executive coach en een PRINCE2 en MSP beoefenaar. Haar boek, The Project Management Coach, verschijnt in januari bij Management Concepts. U kunt Susanne's website bezoeken of haar volgen op Twitter: @SusanneMadsen.