Laat u niet overvallen door rework! Bouw het in je projectplan in.
In mijn lessen vertel ik mijn studenten graag dat stakeholders als nieuwe puppy's in de achtertuin zijn: Ze moeten hun territorium afbakenen en hun geur achterlaten op alles wat ze zien!
Ze moeten zich de projectresultaten eigen maken door ze aan te passen, te veranderen, te herinterpreteren en ze op een andere manier te "merken" met hun eigen perspectieven. Met andere woorden, als ze doen wat u wilt dat ze doen - actief betrokken zijn bij uw team en bij de projectresultaten terwijl die zich ontwikkelen - zullen ze absoluut gegarandeerd wijzigingen en aanpassingen maken naarmate ze zich de output van het project gaan "toe-eigenen". En dat is een goede zaak! U wilt dit soort eigenaarschap om het succes van de afgewerkte werkproducten van uw project te helpen verzekeren wanneer ze uiteindelijk aan de gebruikers worden overgedragen . Het nadeel hiervan is echter dat het leidt tot herwerk wanneer u alle voorgestelde herzieningen aanbrengt.
De hamvraag voor u, als projectmanager, is de volgende: Gaat u dit door belanghebbenden gegenereerde werk aanpassen door het formeel in het projectplan op te nemen, of wordt u er gewoon door overvallen wanneer de belanghebbenden u verrassen met al hun uiteenlopende feedback tijdens uw beoordelingssessies?
Bouw nooit meer dan u wilt herzien
De geest van het bovenstaande diagram is deze: Bouw nooit meer dan je tijd wilt besteden aan het herzien van het plan. Dat wil zeggen, riskeer geen uren werk in de "verkeerde" richting. Ontvang vroegtijdig feedback en maak vroegtijdig aanpassingen, en herhaal dan - beetje bij beetje, in kleine stapjes.
Hoe ontwerp je een project met ingebouwde herwerkmogelijkheden?
Het volgende proces (uit mijn eBook, The Project Management Minimalist,"Stap 4: Zoek uit wat u moet doen om de werkproducten tevoltooien .") * leidt u door het proces van het ontwerpen van een projectplan met veel herwerkmogelijkheden ingebouwd.
1. Verzamel alle projectdocumentatie dieje tot nu toe hebt gemaakt, inclusief de door belanghebbenden goedgekeurde Project Scope Statement, WBS (work breakdown structure), technische specificaties, voorstellen, enzovoort.
2. Verzamel het kernprojectteam en zoveel mogelijk belanghebbenden.
3. Houd eenbrainstormsessie waarinhet kernprojectteam en de stakeholders het volgende doen:
a. Onderzoek elke specifieke deliverable die gemaakt moet worden(verwijs naar uw WBS... )
b. Maak een lijst van de specifieke taken die moeten wordenuitgevoerd om die deliverable te doenevolueren van ruw idee naar afgewerkt product. (Gebruik mind mapping methodologie of andere hulpmiddelen zoals een planning.)
c. Zorg voor voldoende mogelijkheden voor belanghebbenden om werkproducten in kleinestappen te beoordelen , terwijl ze zich ontwikkelen. Dus, bijvoorbeeld, als u een rapport schrijft, wacht dan niet tot u klaar bent om het met beoordelaars te delen. Deel (en ontvang feedback en maak herzieningen op) eerst een schets en vervolgens een ruwe schets, voordat u uw tijd besteedt aan het voltooien en polijsten van het rapport. Neemmet name zoveel mogelijk cycli van "maken, delen, feedback, herzien" op in uw takenlijst . Dit helpt ongepland herwerk te voorkomen (en opgeblazen schema's doordat belanghebbenden uw deliverables afwijzen!) door mogelijkheden voor herziening en revisie in te bouwen in uw plan.
d. Combineer en organiseer de lijst van taken/activiteiten in brede verzamelingen van gerelateerde taken offasen.
e. Maak een netwerkdiagram (stroomdiagram) dat de volgorde en stroom van alle projecttaken,activiteiten en fasen laat zien.
4. Polijst en voltooi het netwerkdiagram en de takenlijst.
5. 5.Stuur het netwerkschema en de takenlijst door naar dejuiste belanghebbenden/sponsor en verkrijg formele goedkeuring (d.w.z. aftekenen).
Als puppy's in de tuin
Vergeet niet dat uw projectstakeholders als nieuwe puppy's in de achtertuin zijn: ze moeten hun territorium afbakenen! Ze moeten zich de projectresultaten eigen maken door ze aan te passen, te veranderen, opnieuw te interpreteren en ze op een andere manier te "merken" met hun eigen perspectieven. Werk samen met uw stakeholders, met behulp van de hierboven beschreven stappen, om een gezamenlijke set projectstappen te creëren die hen voldoende gelegenheid biedt om de deliverables systematisch vorm te geven, op een geplande en volledig geanticipeerde manier. Op die manier wordt u niet overvallen door een stapel onverwachte wijzigingen die uw projectschema en -budget opblazen!
Door zijn boeken, artikelen, workshops en publieke optredens heeft Michael Greer getracht het vakgebied van projectmanagement (PM) te demystificeren en toegankelijk te maken voor nieuwe en part-time projectmanagers.