De campagne voor echte projectsponsors door Peter Taylor

Tuesday, 14 Febraury, 2012

We weten allemaal dat een goede projectmanager essentieel is voor het succes van een project, maar daarna is een goede projectsponsor behoorlijk belangrijk; maar zoals het gezegde luidt: "je kunt je vrienden kiezen, maar je kunt je familieleden niet kiezen", en hetzelfde geldt voor projectsponsors.

De functiespecificatie
Maar wat moet een projectsponsor precies doen? Nou, de verantwoordelijkheden voor projectsponsors omvatten meestal:

• Richting en sturing geven aan strategieën en initiatieven
• Onderhandelen over de financiering van het project
• Actief deelnemen aan de initiële projectplanning
• Leden van de projectstuurgroep aanwijzen
• Samenwerken met de Project Manager om het Project Charter te ontwikkelen
• Identificeren en kwantificeren van zakelijke voordelen die moeten worden bereikt door succesvolle implementatie van het project
• Beoordelen en goedkeuren van wijzigingen in plannen, prioriteiten, te leveren prestaties, planning, enz.
• Het bereiken van overeenstemming tussen de belanghebbenden bij meningsverschillen.
• Het project bijstaan wanneer dat nodig is (vooral in een "uit de hand gelopen" situatie) door gebruik te maken van hun organisatorische autoriteit en hun vermogen om invloed uit te oefenen.
• Assisteren bij het oplossen van grensgevallen tussen projecten.
• Voorzitten van de projectstuurgroep
• De projectmanager ondersteunen bij het oplossen van conflicten
• Het project zichtbaar maken in de organisatie
• Het aanmoedigen van betrokkenheid van belanghebbenden en het opbouwen en behouden van hun voortdurende betrokkenheid door middel van effectieve communicatiestrategieën
• De projectmanager adviseren over protocollen, politieke kwesties, potentiële gevoeligheden, enz.
• Evalueren van het succes van het project bij voltooiing.

OK, mooie lijst, maar zijn er echt goede projectsponsors die in harmonie werken met projectmanagers over de hele wereld?

De goede, de slechte en de verwarde
Om dat te beoordelen moeten we in meer detail kijken naar wat een goede projectsponsor is.

De projectsponsor is de belangrijkste vertegenwoordiger van de belanghebbenden voor het project en biedt de nodige ondersteuning aan de projectmanager, met als primaire verantwoordelijkheid het bereiken van de projectdoelstellingen en -voordelen. Een verkeerde keuze van een projectsponsor kan de kans op succes van het project ernstig beïnvloeden en u, de projectmanager, met een ongewenste extra overhead opzadelen.

Nu kun je een sponsor in de praktijk niet om zijn CV vragen en hem aan een formeel interview onderwerpen, hoe leuk het soms ook zou zijn om de zin "Het spijt me, maar ik denk niet dat dit nu de baan voor u is" uit te spreken.

Een potentieel slechte projectsponsor zal enkele of al deze gedragingen vertonen.

Om een succesvolle partner in dit project te zijn, moet hij verbonden zijn met u, de projectmanager, en met het projectteam. En als ze het te druk hebben om elkaar te ontmoeten, te overleggen en te helpen, dan kleurt dat rood nog donkerder. Als zij niet helpen bij de toewijzing van projectrollen en -verantwoordelijkheden en nooit tijd hebben om documenten "tijdig" goed te keuren, dan heb je een probleem dat een kritieke status bereikt. Gooi daar nog een scheutje bij dat iedereen behalve zichzelf de schuld geeft van problemen, dan is het waarschijnlijk tijd om weg te lopen. Je zit echt in de problemen (en je project ook).

Een slechte sponsor is mogelijk je ergste nachtmerrie.

Omgekeerd zal een goede projectsponsor zich op deze gebieden op de tegenovergestelde manier gedragen en graag optreden als adviseur van de projectmanager en zich richten op het verwijderen van obstakels die het succes van het project in de weg staan.

Dit is allemaal goed en wel, maar om echt eerlijk te zijn tegen projectsponsors over de hele wereld, hoe hebben zij deze belangrijke positie weten te verwerven en hoe hebben de bedrijven waarvoor zij werken hen gesteund in deze cruciale activiteit?

Laat de campagne beginnen
Er wordt gezegd dat een project één kleine stap is voor een projectsponsor en één grote sprong voor de projectmanager. Zou u zich niet veel beter voelen als u wist dat die ene kleine stap van de projectsponsor ervoor zorgde dat uw reuzensprong een veilige en zekere eindlanding bood?

Mijn ervaring is dat het vaardigheidsprofiel van projectmanagers blijft groeien en dat steeds meer organisaties projectmanagers op een gedisciplineerde en volwassen manier ontwikkelen. Maar hetzelfde kan niet worden gezegd van alle projectsponsors; velen denken ten onrechte dat de projectsponsor slechts een boegbeeld is dat nooit in actieve dienst wordt geroepen.

Hoe verkeerd. Hoe erg fout.

Er is een gebrek aan steun voor persoonlijke ontwikkeling en bronnen van informatie en begeleiding voor projectsponsors en ik denk dat daar dringend behoefte aan is. En daarom wil ik de 'Campagne voor Echte Project Sponsors' lanceren, waarin we echt investeren in iedereen die zo'n sleutelrol vervult.

******