'Wees productiever' (deel 3) Project Management Blog door Jason Womack
Voordat je gaat plannen, weet wat je niet hoeft te plannen. In mijn coachingwerk vind ik een gemeenschappelijke noemer voor lage productiviteit, inefficiëntie op de werkplek en vergaderingen die niet effectief verlopen:
Er is te veel om tegelijk te doen, over na te denken en te managen.
Als je zoveel tegelijk aan je hoofd hebt, is het een uitdaging om je te concentreren op dat ene ding dat je aandacht nodig heeft.
De mythe van het multitasken
De mythe van het multitasken blijft zich verspreiden als alternatief voor het probleem waarover veel kenniswerkers klagen: Ze hebben niet genoeg tijd. Dus wanneer anderen ons e-mail zien verwerken tijdens een conferentiegesprek, een boek lezen terwijl we naar het nieuws kijken, een document doornemen terwijl we lunchen, zijn dat allemaal acceptabele gedragingen op het werk.
Je geest herinnert je de hele dag door aan dingen om aan te werken, aan te denken en te onthouden. Onze geest lijkt in overdrive te zijn, meer dan alleen een Inbox die mogelijk nieuwe ideeën verzamelt, maar ook een soort 'lijstjesmanager' die de hele dag door zoveel mogelijk bijhoudt, terwijl we naar onze vergaderingen gaan en ons proberen te concentreren op één ding met hoge prioriteit.
Probeer een paar dagen lang een experiment. Voordat je je gaat concentreren op één ding (een vergadering bijwonen, een document lezen, aan een project werken), maak je een lijst van alles waar je de komende ### minuten niet aan hoeft te denken. Als ik u raad mag geven, zou ik zeggen: neem 7-10 minuten de tijd, en maak een lijst van minstens 75 dingen waar u "liever later aan denkt". Als u snel schrijft (ik raad u aan dit met de hand te doen), geen censuur toepast, en alles vastlegt, zult u merken dat dat stuk papier vrij snel vol is.
Het doel van deze activiteit is je geest te laten weten waar je aan denkt, waar je even niet aan hoeft te denken. Het is een geweldige manier om "het mechanisme vrij te maken" (een geweldig citaat van Kevin Costner in een van zijn films een tijdje geleden) en je toestemming en de mogelijkheid te geven je te concentreren op het belangrijkste.
Een belangrijke reden waarom we uit onze productiviteit worden gehaald is dat er gewoon te veel is om ons op te concentreren, te onthouden en te doen op elk moment.
Geef jezelf een cadeau, denk aan waar je niet aan hoeft te denken... zodat je kunt denken aan datgene waar je je wel op moet concentreren!
***
Human performance psycholoog Jason W. Womack, MEd, MA geeft een overzicht van zeer effectieve werkplekken. Als auteur en executive coach werkt Jason door heel Amerika en EMEA om de workflow en efficiëntie te verbeteren, waarbij hij senior management coacht en duurzame werkplekmethodieken biedt aan front-, mid- en back-office ondersteunend personeel.