'Wees productiever' (deel 2) Project Management Blog door Jason Womack

Saturday, 11 June, 2011

Als je snel wilt gaan, ga dan alleen. Als je ver wilt gaan... ga dan samen!

Ik herinner me dat mijn collega eens tijdens een ontmoeting met klanten in het Jack Welch Learning Center (Crotonville NY) zei: "Als je snel wilt gaan, ga dan alleen. Als je ver wilt gaan, ga dan samen." Het raakte me diep en zette me aan het denken:

• Met wie ik tijd doorbreng
• Met wie ik tijd moet doorbrengen en
• Met wie ik wat minder tijd moet doorbrengen.
  

Natuurlijk is er zoveel dat we tijdens een doorsnee dag doen en vaak gaat het sneller als we 'het gewoon doen'. Na verloop van tijd kunnen er echter enkele dingen zijn die we moeten oefenen met delegeren, zodat we de mensen om ons heen effectief kunnen trainen hoe ze ons kunnen helpen.

1. "Wie wil me hierbij helpen?"

Ja, het klinkt eenvoudig, maar het is niet simplistisch! Weten de mensen om je heen waar je aan werkt? Ik heb het niet alleen over werk! Ik herinner me de eerste keer in mijn professionele leven (14 jaar geleden) dat ik elk belangrijk aspect van het werk dat ik in dat jaar beheerde, opschreef. Ik was toen leraar op een middelbare school en had een vrij objectieve reeks werkprojecten te overzien, maar op die lijst stonden 137 punten!

Ik liet die lijst aan mijn vrouw zien; haar eerste reactie was: "Jason, ik had geen idee dat je zoveel voor elkaar kreeg!" Haar tweede reactie deed me versteld staan. Ze zei: "Hoe kan ik je helpen manieren te vinden om meer van dit alles in minder tijd te beheren?" Sindsdien heb ik er een gewoonte van gemaakt om mijn lijst met "Dingen waaraan ik werk" te laten zien aan mensen met wie ik werk, die ik vertrouw en tegen wie ik opkijk. Soms zien ze dingen die ik heb gemist of bieden ze zelfs aan om te helpen!

2. Stuur iemand een verzoek dat SMART is.
Als het tijd is om iets over te dragen, moet het SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Realistisch en Tijdig. Begin met het delegeren van kleine en zeer specifieke acties/onderdelen van projecten.

Oefen de komende week met wat kleine dingen. Kies een stukje van het project, onderzoek, ontwikkeling of organisatie dat je aan iemand kunt vragen om voor je te doen.

3. Versterking is de sleutel.
Onthoud dat versterking de sleutel is tot teamwerk en het verhogen van de steun die je kunt vragen en verwachten. Positieve versterking, of zoals Ken Blanchard me leerde: Als je ze op iets goeds betrapt, kom je een heel eind, door samen verder te gaan. Het is belangrijk om de resultaten bij te houden, vooral als je een team hebt met meerdere leden, of als je de manager van de groep bent, zodat je bij gelegenheid (wekelijks of maandelijks?) de overwinningen kunt erkennen, privé of in het openbaar.

Zoek manieren om een "teammentaliteit" te integreren in het werk dat u doet, de projecten die u beheert en de teams waarmee u werkt. Ga verder ... door samen te gaan.

***
Human performance psycholoog Jason W. Womack, MEd, MA geeft een overzicht van zeer effectieve werkpraktijken. Als auteur en executive coach werkt Jason door heel Amerika en EMEA om de workflow en efficiëntie te verbeteren, waarbij hij senior management coacht en duurzame werkplekmethoden aanbiedt aan front-, mid- en back-office ondersteunend personeel.